專案經理在系統上線要做哪些事?

andycheng 2008/01/14 05:00 資料來源 http://www.zdnet.com.tw/enterprise/blog/0,2000085759,20126977,00.htm?feed=NL:+%A5%F8%B7%7E%C0%B3%A5%CE%A9P%B3%F8#talkback

對軟體專案而言,系統上線是很重要的里程碑(milestone),系統上線的英文是”go live”,所以我們可以說上線成功,代表整個專案”活”過來了,反之要是上線出狀況就成了”go died”,還得花費許多人力與時間去補救。雖然系統上線大部分的工作是由技術人員要負責執行,但專案經理負擔專案成敗的責任,不能把上線的事都交給技術人員全權處理。專案經理在系統上線要做哪些事,才能確保系統成功上線呢,以下分成幾個部份討論:

上線前的規劃:

· 上線程序(步驟)的規劃:專案管理課程告訴我們,事前的計畫很重要,在上線前針對上線程序做好規劃(先和專案成員開會討論),上線時按照上線程序一步步的執行,以免遺漏了重要步驟。另外也要請專案成員提出上線時應注意的事項(例如production環境要額外做什麼設定)。

上線程序的演練:找一個系統環境(盡量要跟production一樣版本的環境),把規劃好的上線程序重頭到尾演練一變,當中如果發生問題,記得回去修正上線程序。

· 萬一production環境和開發環境(例如作業系統、軟體版本)不一致,要事先想好程式上到production環境會有什麼影響,或要額外做哪些設定。如果專案經理的技術知識不足,多找資深工程師討論是必要的。

· 事先規劃上線時專案成員的工作分配,例如誰要部署程式、誰要做設定、誰要做上線後的功能測試等。如果上線時間很長(例如資料轉檔可能需要好幾天),建議視狀況在不同時段指派專案成員在現場stand by(有問題再電話on call),好讓其他人可以回家休息養精蓄銳。

· 決定上線日期:通常系統的上線時間會選擇非上班時段,建議最好選擇週末假日的白天,不要用晚上的時間,因為人在夜晚長時間工作,精神不際的情況下較容易出錯,萬一真的出了狀況,還得熬夜找問題,況且週末假日的白天時間也比較充裕。過去的經驗中,如果系統上線從晚上九點開始,常常要搞到凌晨三四點,萬一有問題,弄到白天都是有可能的事。

· 聯絡user配合上線後到現場參與測試:請user在系統上線後即刻做功能測試 (盡量找key user)。通常user都不會願意配合,此時就得看專案經理的溝通能力(或平常的交情)跟user喬好。有user參與測試的好處是,萬一上線時一切正常,但是後來系統出了問題,你可以證明上線後user都已經做過功能測試,有user幫你背書,當然也要事先準備test case給user測試。

上線時

· 專案經理在上線當時要做的事,就是按照先前的規劃依程序執行,以及分配工作。

· 萬一上線時遇到狀況切記先暫時一下,大家討論後再決定下一步的動作,切勿貿然下決定。

· 記得買點零食、飲料、或宵夜,可以提振士氣。

· 如果程式放在version control系統裡,上線的程式要抓對版本,萬一抓錯就糗大了。

上線後的檢討

· 專案經理在上線後的第一件事,發一封感謝信給所有參與上線的人員,記得cc給他們的老闆 ,相信大家都會感激你的,假如下次還有合作機會,也會很願意繼續合作。

· 上線後通常有一兩週的上線觀察期,屆時專案團隊可能都忙著解bug,或回答user的問題。建議可以找時間開個內部檢討會議,專案成員可以針對上線的狀況,做經驗分享與lessons learned。好的部份下個專案繼續保持,有缺失的部份再求改善。

· 待系統穩定後,專案經理可找個時間請所有專案相關人員(包括你的主管、專案團隊、user、user主管)吃飯,或是開個celebrate party,一方面是維繫客戶關係,一方面可以凝聚團隊士氣。

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