專案管理的九大知識領域

專案管理的九大知識領域
文/黃天賜 (記者) 2007-11-04

在PMI的規劃中,專案團隊需要的知識與技能中,以PMBOK指南為核心,再擴充到專案管理的知識體系,以及部分溝通技術和標準、規章等知識。

PMBOK,Project Management Body of Knowledge
專案管理知識體系,整合專案管理知識與經驗的指南
如果建築師必須如網頁設計師一般工作」是近來網路盛傳的一篇文章,文中用荒謬戲謔的筆法,將網站專案在需求規畫與執行中常見的種種困難,置入到建築專案的情境,像是「我的房子應該大概有介於2至45間臥室之間」、「當我一旦批准這些計畫,兩天之內你會蓋好房子」,藉此凸顯網站專案的開發過程,在現實中存在著種種不合理的現象。

像建築這樣存在已久的產業,比起專案管理上相對成熟許多,也因此會成為網頁專案的對照組。其實不止網站專案,IT業界在專案上遇到的困難,狀況恐怕也不會比網站專案好多少,也因此,IT業界近年來特別青睞PMP(Project Management Professional)證照,事實上也是為了解決專案管理上的問題,提升工作品質。

PMP證照考試是依循美國專案管理學會(Project Management Institute, PMI)推出的專案管理知識體系(PMBOK)和它闡述的方法論,藉此提升專案的規畫、執行能力。

當年PMI在整理各領域的專案管理經驗之後,首度在1987年推出PMBOK,成為專案進行的知識架構與工具書。透過PMBOK能讓專案工作的推行,可以按圖索驥,打造專案工作應有的骨幹規畫,讓專案能在有限的資源,如期、有品質地交案。

PMBOK將專案管理畫分為9大知識領域,並將專案管理程序區分為起始、計畫、執行、管理與控制、結案5個步驟。在PMBOK指南中,即詳述9大知識領域的定義、如何制定相關文件與執行、監控,並說明彼此之間緊密牽連的關係。文⊙黃天賜

Integration Management
整合管理
整合管理的基本任務是為了實現專案的目標,將各個管理面整合成有效的整體,它的工作包括制定專案的章程、初步範圍說明書、專案管理計畫文件、指導、管理和監控專案的進行等。

專案整合管理必須在各種衝突的目標與方案之間進行取捨,例如遇到緊急狀況時,必須在成本、時間與風險之間加以調整。

Scope Management
範疇管理
範疇可指專案目標所要製作出的產品或服務,也指為了達到產品或服務所需的專案工作範疇。專案範疇管理的執行階段在規畫與控制階段,規畫上最重要的是找出哪些工作隸屬於該次專案的範疇,以免工作範疇陷入無止盡的延伸,導致無法如期結案。

將工作畫分為適合執行與管理的單位,也是專案範疇管理的工作重點。

Time Management
時間管理
時間管理顧名思義,便是針對完成專案所需的時間予以規畫、排程。它必須針對專案各個可交付成果的階段規畫出時間,推估出工時單位數,並估算完成專案所需的資源的種類與數量,藉此制定相關的進度表與文件,以方便專案進行時的進度控制。

時間管理可視專案規模,決定進度規畫的詳細程度,以切合專案的實際需求。

Cost Management
成本管理
成本管理包含專案涉及的費用規畫、估算、控制的過程,以確保能在核准的預算內完成專案。

在估算專案活動所需的資源相關費用後,則須合計各個活動的估算費用,以建立費用基準。成本管理必須控制成本偏差和因應變更。成本管理除了盡可能要達成專案預估的成本之外,有時也必須考量專案或交付產品、服務的品質,視狀況調整。

Quality Management
品質管理
專案是否成功,除了在預定的時間和預算內,達成預定目標之外,另一個關鍵則是專案成果的品質。品質如果不符預期,即使最後能交出成果,也不算成功。

品質管理必須判斷哪些品質標準與專案相關,並且決定如何達到此一品質。在專案發展過程中,必須落實並控制品質目標的達成。要注意的是,品質與等級不同,像是產品功能的精簡或豐富屬於等級,均與品質要管理的目標不同。

Human Resource Management
人力資源管理
由於專案的性質是為了達到某一個目的,在一定的期限內組織團隊,藉由招募適合該專案的人,或是隨著專案的進行,培育人員的技能,以成功完成任務。人力資源管理必須分配專案成員的任務與職責,以及在專案過程中的請示、匯報的關係,並制定相關的管理計畫。

另外,對於成員的能力與績效也必須進行追蹤與協調,以確保專案能順利進行。

Communication Management
溝通管理
在專案的進行中,會有大量的溝通行為,而這些溝通的形式分為正式和非正式,也可能用書面或口頭的溝通,而溝通管理的要點,就在於及時而且用適當的方式,產生、傳播、儲存、查詢整個專案所需的訊息。

因此必須讓專案成員與關係人對於溝通訊息的方式、格式頻率等有共同的理解和應用,才能確保訊息能成功、有效地傳遞給需要的人。

Risk Management
風險管理
專案風險管理包括風險管理規畫、識別、分析、應對和監控的過程,它的目標在於增加專案積極事件的影響,降低消極事件發生的機率。

首先,必須要判斷哪些事情會影響到專案正常運作,並以書面文件記錄風險發生的機率、時間等事項。再對風險的機率和影響進行評估和排序,並提出因應方法,以便降低威脅,提高專案成功機會。

Procurement Management
採購管理
當專案在進行過程中發現,專案團隊無法產出某些產品或服務,或是外包給第三方在成本或時間上較為適合,這時就必須針對這些行為進行採購管理。

採購管理必須規畫採購與發包事宜,針對欲採購的項目詢價,以及選擇賣方。此外,外包涉及雙方買賣之間的合約,採購管理也必須含蓋管理合約,以及在專案結束後,雙方的合約收尾工作。

來源:PChome電子報 http://www.ithome.com.tw/itadm/article.php?c=46045

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