專案管理拒絕技巧大全

有時候"拒絕"和"承諾"同樣重要,特別對於忙碌無比、身兼重任的專案經理來說。

因為經常需要擺平老闆、客戶、下屬等各種複雜關係,如果事事都答應,總做"老好人"、試圖面面俱到,結果倒可能弄巧成拙,畢竟每個人的精力、資源都是有限的。"有所不為,有所必為"才是正確的處世之道。

說"不",需要勇氣,更需要技巧。筆者在多年工作中總結了很多關於"拒絕"方面的技巧,特別總結出來,與大家共享。

回絕客戶要從四個方面出發

專案經理日常溝通最多的是客戶,而客戶與專案經理交流的焦點主要是"業務需求"。如果一開始客戶就能提出比較完善的需求,是每個專案最理想的狀態了。但事實上,99%專案都不是這樣的。為了控制專案的質量和進度,我們運用迭代,但在迭代之中與客戶交流卻又出現新問題。

有的客戶覺得,我們應該滿足他們的一切需求,所以總是不斷提出新的需求,或者新的修改完善要求,這造成不可預料的後果。有些客戶認為自已花了錢,所以一字千金,如有不妥,就會找上級,以至於毀掉合約。還有的客戶會讓我們解決專案外的一些事情,無視專案本身和我們公司的利益。

以上這些情況,如果我們全部答應客戶的要求,就會影響專案成本和專案整體可控性。

在確保雙方利益、友好和諧的狀況下,回絕客戶的無禮要求,是專案經理的最終希望。筆者認為,可以通過以下4個方面與客戶進行溝通,最終達到讓客戶放棄。

一是將當前涉及的問題與客戶想法滿足之後的狀況進行對比,分析如果把這樣需求帶入系統後可能會引發什麼後果;

二是詢問是否可以通過其它途徑處理,而不是佔用寶貴的專案資源。

三是評估客戶新提出的需求的可行性與必要性;

四是評估客戶的要求與本專案相關性有多大。

當然,如果感覺只從以上四個方面來談,還不足以打動客戶,那就要視具體情況點,也許出現問題也不只這些,就需要專案經理就具體問題具體分析。

拒絕苛刻上司要埋下三大伏筆

拒絕接受不善體諒他人而又十分苛刻的上司的要求,通常都被視為極度艱難甚至不可能的事。

但是,有些老練的管理者卻找到了一種極為有效的拒絕方法:經常將來自上司的原已過多的工作,按輕重緩急編排辦事優先次序表,當上司再提出額外的工作要求時,即展示該優先次序表,以令他決定最新的工作要求在該優先次序表中的恰當位置。

這種作法具有三個好處:第一、讓上司作主裁決,表示對上司的尊重。第二、行事優先次序表既已排滿,則任何額外的工作要求都可能令原有的一部分工作要求無法按原定計劃完成,因此除非新的工作要求具高度重要性,否則上司將不得不撤銷它或找他人代理。就算新的工作要求具有高度重要性,上司也將不得不撤銷或延緩一部分原已指派的工作,以使新的工作要求能被辦理。第三、部屬若採取這種拒絕方式,將可避免上司誤以為他在推卸責任。

這個方法如果還不能"治本",你就需要在平時也做好一下三項功課,因為有時上司可能不理解你所做的工作,認為你在拖延時間,或沒什麼成果可言,:

一是在拿到客戶的需求之後,要做一個簡單的總結,總結內容不必太多,但要有力度,方便領導對專案一目瞭然。

二是最好把目前做的主要的工作放在計劃的顯著位置上,因為上司關心的是你將要做什麼,能給公司帶來哪些利益;同時也會提醒上司不要用其他不重要的事情來干擾你。

三是專案發生變更時,要及時向上司書面匯報,並指出潛在的風險所在,比如策劃風險、人的因素、技術障礙等,讓上司對專案風險有一定心理準備,對你的一些合理化要求也會支持,同時一些也會降低一些不合理的預期。

安撫下屬要軟中帶硬

來自部屬的不合時宜的或不合情理的要求,往往使管理者在拒絕接受時感到為難。

譬如在某一個極度繁忙的下午,某一女職員突然要求告假兩小時回家,因為傢俱店將送一批傢俱到家裡,她必須回家開門並點收。

面對著這種情況,一般無經驗的管理者通常會取下面兩種對策之一:第一、斷然拒絕這種不合時宜的要求,而不理會她的感受;第二、因擔心觸怒她,或是想充好人而勉強接受她的要求。

以上的對策都不妥,因為前者將引起主管與部屬的磨擦並降低部屬的士氣,後者將顯著地妨礙工作的進度。倘若管理者客觀地權衡當時的情況,正確的做法是"不應准假"。但是,管理者應如何拒絕准假才不致產生不良後果或使不良後果減至最小呢?

以下是一種頗值傚法的拒絕方式:"我很明白,當貴重的物品運到而無人在家開門,是一件令人擔心的事。因此,只要有可能,我很願意准假而讓你回家。但問題是,我必須在明日之前交貨。倘若無法按約定的時間交貨,則將喪失一位大主顧。你是我的得力助手。不過,我倒有個建議。你何不打電話給傢俱店,請他們明天下午再送出傢俱?到那時我已交了貨,就可以給你足夠的時間回家處理私事。"

當然,以上的答覆可能仍然難以令該部屬感到完全滿意,但是她的主管至少已採用了最好的方式處理這件事。

此種方式具有下列五個好處:第一,他鄭重其事地考慮她的要求,而不是不加思索地一筆抹煞。第二,他向她表示,他瞭解傢俱的輸送對她是多麼的重要。第三,他耐心地向她解釋,何以不准她告假。第四、他令她知道,她是一位得力的助手,這有助於提高她的士氣。第五、他為她提供了解決傢俱運送問題的其它可行途徑。

拒絕請托的九條要領

如果你遇到的問題,在以上講述中沒有涵蓋到。那麼你可以試著按照以下九條要領靈活的說出心中的"不"!以上九種要領,運用之妙存乎一心。

(1)要耐心傾聽請托者所提出的要求。即令你在他述說的半途中即已知道此事非拒絕不可,你都必須凝神聽完他的話語。這樣做,為的是確切地瞭解請托的內涵,以及表示對請托者的尊重。 

(2)如你無法當場決定接受或拒絕請托,則要明白地告訴請托者你仍要考慮,並確切地指出你所需要的考慮時間,以消除對方誤以為你是在以考慮作擋箭牌。 

(3)拒絕接受請托的時候,應顯示你對請托者的請托已給予莊重的考慮,並顯示你已充分瞭解到這種請托對請托者的重要性。 

(4)拒絕接受請托時,你在表情上應和顏悅色。最好多謝請托者能想到你,並略表歉意。切忌過份地表達歉意,以免令對方以為你不夠誠摯—因為你如果真的感到那樣嚴重的過意不去,那麼你將會設法接受他的請托而不會加以拒絕。 

(5)拒絕接受請托時,你除了應顯露和顏悅色的表情外,仍應顯露堅定的態度。這即是說,不要被請托者說服而打消或修正拒絕的初衷。 

(6)拒絕接受請托者,你最好能對請托者指出拒絕的理由。這樣做,將有助於維持你跟請托者的原有的關係。但這並不意味著對所有的請托拒絕都必須附以理由。有時不申訴理由反而會顯得真誠。例如你偶而對頻頻請托的人和顏悅色地說:"真抱歉,這一次我將無法效力,希望你不介意!"相信不致於產生不良的後果。但是一旦你附以拒絕的理由,則只須重複拒絕,而不應與之爭辯。

(7)要令請托者瞭解,你所拒絕的是他的請托,而不是他本身。這即是說,你的拒絕是對事而不對人的。 

(8)拒絕接受請托之後,如有可能你應為請托者提供處理其請托事項的其它可行途徑。

(9)切忌通過第三者拒絕某一個人的請托,因為一旦這麼做,不僅足以顯示你的懦弱,而且在請托者心目中會認為你不夠誠摯。

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